파워포인트 문서를 A4 용지에 인쇄하려고 할 때, 종종 슬라이드 상하 또는 좌우 여백이 남는 경우가 많다. 그 이유는 기본적으로 파워포인트의 슬라이드 비율이 A4 용지 비율과 일치하지 않기 때문이다. 특히, 파워포인트 2013 이후 기본 슬라이드는 16:9 비율로 설정되어 있어, A4 용지 크기와는 다소 차이가 발생할 수 있다. 이러한 문제를 해결할 수 있는 방법을 알아보겠다.
PPT 파워포인트 인쇄 여백 설정 방법
이번 포스팅에서는 PPT 파워포인트 인쇄 여백 설정 방법에 대해 세부적으로 알아보겠다.
슬라이드 크기 설정 방법
최종 인쇄물을 고려할 때, 문서를 작성하기 전에 A4 용지 크기에 맞는 슬라이드 크기를 설정하면 인쇄 시 여백을 최소화할 수 있다. 이를 위해서는 파워포인트 문서의 시작 전에 슬라이드 크기를 미리 설정하는 것이 중요하다.
문서를 만들기 전 슬라이드 크기를 A4 용지 크기로 설정하는 방법이다. 슬라이드 크기를 변경하려면 아래와 같다.
디자인 탭 선택 후, 슬라이드 크기 메뉴를 클릭하고, 사용자 지정 슬라이드 크기(C)를 선택한다.
슬라이드 크기 창에서 슬라이드 크기 항목을 선택한 후, A4 용지 크기인(210 ×297mm)로 설정하고, 확인 버튼을 누르면 슬라이드 크기가 A4 용지로 변경된다.
이렇게 설정하면, 파워포인트 슬라이드가 A4 용지 크기와 동일하게 조정되어 인쇄 시 여백이 적게 남게 된다.
이미 작성된 문서의 슬라이드 크기 변경
이미 작성한 문서에서 슬라이드 크기를 변경할 때는 주의가 필요하다. 기존에 작성한 문서의 내용이 크기 변경으로 인해 왜곡되거나 잘릴 수 있기 때문에, 신중하게 작업해야 한다.
슬라이드 크기를 변경하려면 다음과 같다. 디자인 탭을 눌러, 슬라이드 크기에서 사용자 지정 슬라이드 크기(C)를 클릭한다.
슬라이드 크기 창에서 A4 용지(210x297mm) 항목을 선택하고 확인 버튼을 클릭한다.
변경된 후에는 최대화(M)와 맞춤 확인(E) 옵션을 선택할 수 있는 팝업창이 나타난다. 최대화와 맞춤 확인은 설명은 아래를 참고하길 바란다.
- 최대화 : 슬라이드를 최대한 확대하여 빈 공간 없이 보여준다. 이 옵션을 선택하면 일부 그림이나 텍스트가 잘릴 수 있지만, 슬라이드가 비어 보이지 않도록 표시된다.
내용이 중요하거나 잘리면 안 되는 경우, 수동으로 조정하여 각 요소의 위치를 바꾸거나 크기를 조정해야 한다.
- 맞춤 확인 : 그림을 자르지 않고 전체 슬라이드에 맞추어 여백을 남긴다. 이 경우, 여백이 위아래로 남게 되며, 내용은 모두 포함된다.
위의 맞춤 확인 옵션을 사용하면, 내용이 용지에 맞게 자동으로 조정된다. 이 경우 여백이 생길 수 있지만, 그림이나 텍스트가 잘리지 않도록 해준다.
프린터와 슬라이드 비율 차이 고려
각 프린터마다 출력되는 비율이 조금씩 다를 수 있기 때문에, 실제 인쇄 결과는 약간 차이가 있을 수 있다. 일반적으로 상하좌우 여백을 약 5mm 내외로 남기고 사용자 지정으로 인쇄를 하면, 프린터 기종에 관계없이 적절한 출력이 가능하다. 다만, 일부 슬라이드가 잘릴 가능성도 있으므로, 출력 전에 슬라이드 크기와 내용의 위치를 꼼꼼히 확인하는 것이 중요하다.
참고로, 프린터 하기 전 프린터 설정에서 용지 크기를 변경한 후 미리보기 기능을 사용하여 인쇄 상태를 확인하는 것이 좋다.
정리
PPT 파워포인트에서 슬라이드 크기를 A4 용지에 맞게 설정하고, 이미 작성된 문서에서 크기를 변경할 때는 최대화와 맞춤 확인 옵션을 적절히 활용하면, 인쇄 시 여백을 조정하고 출력 결과를 최적화할 수 있다. 다만, 인쇄 전 반드시 그림이나 텍스트의 위치를 확인하여 내용이 잘리지 않도록 신경 써야 한다.