많은 파워포인트 사용자들이 작업 중 불편함을 느끼는 이유는 기본 설정이 자신에게 맞지 않아서이다. 파워포인트의 여러 옵션을 조금만 수정하면 훨씬 더 편리하게 사용할 수 있다. 이제부터 기본 설정을 어떻게 조정할 수 있는지 알아보겠다.
파워포인트 기본 설정으로 작업 효율 높이기
이번 포스팅에서는 PPT 파워포인트에서 작업의 효율성을 높이는 기본 설정에 대해 세부적으로 알아보겠다.
한/영 자동 전환 기능 해제하기
기본적으로 파워포인트는 한/영 키를 누르지 않아도 자동으로 언어를 인식해 전환하는 기능이 활성화되어 있다. 이 기능은 의도치 않게 불편함을 초래할 수 있다. 이 기능을 해제하려면 다음과 같다.
[파일] 탭을 클릭한다.
[홈]에서 아래의 [옵션]을 선택한다.
[PowerPoint 옵션]창에서 [언어 교정] 탭을 선택하고, 자동 고침 옵션(A) 항목을 클릭한다.
[자동 고침] 창이 생성되면, 한/영 자동 고침(K)항목의 체크를 해제하고, [확인] 버튼을 눌러 변경 사항을 저장한다.
실행 취소 횟수 최대화하기
실행 취소는 작업을 실수 없이 진행할 수 있는 중요한 기능이다. 기본적으로 파워포인트는 실행 취소를 20회까지만 지원하지만, 최대 150회까지 늘릴 수 있다. 참고로 실행 취소 단축키는 Ctrl + Z이다.
[파일]탭에서 [옵션]을 선택한다. PowerPoint 옵션 창에서 고급 탭을 선택하고 실행 취소 최대 횟수(X) 항목을 찾아 원하는 횟수로 조정한다. 만약을 위해, 최대 횟수로 지정하는 게 좋다.
인쇄 품질을 고품질로 설정하기
도형이나 개체에 투명 효과나 그라데이션을 사용한 경우, 기본 인쇄 설정으로는 인쇄 품질이 낮을 수 있다. 이를 해결하려면 고품질 인쇄 옵션을 활성화해야 한다.
시작 화면 변경하기
파워포인트를 실행할 때 첫 화면에서 기본 테마를 선택하는 것이 불편하다면, 빈 화면으로 바로 시작하도록 설정을 변경할 수 있는데, 이 설정은 다음과 같이 바꿀 수 있다.
[파일] 탭에서 [옵션]을 선택하고, [일반] 탭을 클릭한다. 이 응용 프로그램을 시작할 때 시작 화면 표시옵션의 체크를 해제하고 확인 버튼을 클릭하면 된다.
자동 저장 변경하기
갑작스러운 시스템 종료나 프로그램 충돌로 인해 작업 내용이 손실되지 않도록 자동 저장 기능이 기본적으로 활성화되어 있다. 하지만 자동 저장 주기를 자신에게 맞게 변경할 수 있다. 주기를 짧게 설정하면 더 자주 저장되지만, 작업 속도에 영향을 줄 수 있고, 길게 설정하면 저장이 덜 자주 이루어져 불편할 수 있다. 따라서 적당한 시간을 설정하는 것이 중요하다.
옵션에서 저장 탭을 눌러, 자동 복구 정보 저장 간격(A) 항목에서 자동 저장 주기를 설정할 수 있다. 기본적으로 10분으로 설정되어 있는데, 이를 원하는 시간으로 조정한다. 예를 들어, 5분으로 설정하려면 숫자 상자를 5로 변경한다.
오피스 365 설정
오피스 365 사용자라면 화면 상단에 Microsoft 검색 상자 기능을 제공한다. 이 기능을 잘 사용하지 않는다면, 화면 공간을 절약할 수 있도록 축소할 수 있다.
[파일] 탭에서 [옵션]을 클릭한 후 [일반] 탭을 선택한다. Microsoft 검색 상자 축소 옵션에 체크를 하면 검색 상자가 오른쪽으로 이동하면서 돋보기 아이콘으로 축소된다.
정리
PPT 파워포인트에서 슬라이드 크기를 A4 용지에 맞게 설정하고, 이미 작성된 문서에서 크기를 변경할 때는 최대화와 맞춤 확인 옵션을 적절히 활용하면, 인쇄 시 여백을 조정하고 출력 결과를 최적화 할 수 있다. 다만, 인쇄 전 반드시 그림이나 텍스트의 위치를 확인하여 내용이 잘리지 않도록 신경 써야 한다.